A crescente utilização do serviço de mensagens electrónicas tem levado a que, em determinados momentos, com o envio de grandes listas por parte dos clientes, se atinja rapidamente um número elevadíssimo de mensagens em fila de espera, causando um atraso generalizado na entrega de mensagens de correio electrónico.

A colocação de um servidor dedicado, para o envio de um grande número de mensagens de correio electrónico, irá manter os servidores principais constantemente disponíveis para entregar todas as mensagens dos nossos clientes, enquanto que, calmamente, o servidor de newsletters faz o seu trabalho.

Motivações:

• Existem vírus e cavalos de Tróia que se apoderam da autenticação SMTP dos utilizadores para o envio em massa de mensagens de correio electrónico de SPAM através desses dados. Estas mensagens rapidamente entram em listas negras - anti-spam - e colocam o servidor de quarentena, tendo por consequência o não envio das mensagens realmente importantes, de qualquer um dos domínios.
• Alguns clientes, menos cautelosos ou desconhecedores desta realidade, adquirem através da internet bases de dados de emails para utilizarem na divulgação dos seus produtos e serviços. A utilização destas listas é um risco para o cliente, pois são consideradas mensagens não solicitadas, passível de coima. Mas mais importante que isso, pode ter a mesma consequência que o ponto anterior.
• Por muito bem equipado que esteja um servidor de email em termos de hardware, terá sempre a limitação da largura de banda disponível para o envio das mensagens. Com 10 clientes diferentes a enviarem no mesmo instante 1000 mensagens, leva o servidor de email a uma fila de espera de +/- 5000 mensagens em 30 minutos. Uma fila de espera deste tamanho irá demorar muito mais do que os 30 minutos a escoar, principalmente por causa das tentativas repetitivas que ocorrem se a entrega não for realizada no primeiro instante (email inválido, ou servidor destino indisponível, por exemplo).

Evitar a utilização do servidor principal para o envio de mensagens em massa tem inúmeras vantagens:

• As mensagens dos clientes são entregues muito mais rapidamente e sem atrasos;
• Com a diminuição do fluxo de dados sobre a linha, aumenta a velocidade de consulta para serviços como o POP3 e, principalmente, o Webmail;
• O serviço de backup de emails não regista as newsletters, evitando-se desta forma, que os clientes fiquem inundados com estas mensagens nos seus arquivos;
• Os clientes passam a dispor de um novo serviço, inexistente na generalidade dos serviços concorrenciais, traduzindo-se numa vantagem comercial.
• O servidor de email nunca irá entrar em listas negras de SPAM nem nenhuma mensagem será bloqueada por esse mesmo motivo.
• Redução significativa de pedidos de suporte, a questionarem o atraso das mensagens.

Para poder utilizar o novo servidor de email, especialmente destinado ao envio de newsletters, basta seguir o seguinte passo:

• Configurar uma nova conta de correio electrónico exactamente com os mesmos dados que a sua conta habitual, mudando apenas o servidor de envio (SMTP) de mail.<DOMINIO> para newsletter.<DOMINIO>
• No momento de envio, pode escolher entre um servidor ou outro, através da escolha da conta emissora.
• O nome newsletter.<DOMINIO> passa a estar disponível, de forma automática, para os actuais e futuros domínios configurados nos servidores da Plako.

Notas:

• Não esquecer de utilizar o visto em “O meu servidor requer autenticação” com os mesmos dados que a conta original;
• Não utilize endereços de correio electrónico no emissor que não existam efectivamente no seu domínio, pois estas mensagens irão circular pela internet durante bastante tempo, até expirarem. O cliente deverá mesmo solicitar a criação de uma conta de correio electrónica específica para ser sempre utilizada nos envios de newsletters. Desta forma, torna-se mais simples a gestão das mensagens retornadas, pois pode facilmente criar regras para que as mensagens desta conta sejam depositadas numa determinada pasta.

Para os servidores principais de envio:

• Os servidores principais de envio de emails (SMTP: mail.) passam a considerar uma determinada mensagem como sendo newsletter, se esta for enviada para mais de 40 destinatários. Clientes que tentem enviar mensagens de correio electrónico para mais destinatários, irão receber um alerta logo que tentem o envio.
• O servidor dispõe de um sistema de detecção de volumes consideráveis de mensagens iguais, destinadas a diferentes endereços de correio electrónico. Quando alertado, pode realizar algumas das seguintes funções: bloquear a conta do utilizador (alterando a palavra-chave) ou removendo as mensagens em queue. Isto porque, muito provavelmente, estamos na presença de um vírus ou envio malicioso, pelo que é importante estancar a entrada de novas mensagens e evitar que as mensagens cheguem ao destino, sob pena do servidor entrar em lista negra.

Para o servidor de newsletter:

• Os clientes deverão ser informados sobre os riscos do envio de mensagens de correio electrónico para endereços que não tenham solicitado essa informação. Novos mecanismos de detecção de SPAM e a consciencialização da generalidade dos utilizadores da Internet, tem aumentado significativamente as consequências negativas para os emissores das mensagens.
• A utilização deste serviço para o envio de mensagens de correio electrónico não solicitado por parte de clientes tem como consequência o bloqueio da respectiva conta de correio electrónico. Feita a devida prova e verificando-se que o cliente persiste na mesma regra abusiva, poderá ser alvo de suspensão de todo o serviço de alojamento, sem espaço a restituição monetária de parte ou da totalidade do montante.
• Está provado que o envio de newsletters mais desfasadas no tempo tem resultados bastante mais positivos que o envio com maior frequência. A criação de newsletters com mais artigos, com menos informação e com links para o desenvolvimento a apontar para o website, permitem potenciar as visitas ao website, expor mais informação e afastam o efeito de “saturação”. Este modelo é preferível ao aumento da frequência, com menos artigos e mais texto.

Conforme foi-se apertando a malha e os mecanismos de deteção de SPAM, os emissores destas mensagens viram-se obrigados a encontrar outras formas de continuar com os envios maciços e, neste momento, é prática comum (e ilegal) a utilização de contas e servidores de terceiros, para realizar esses envios.

Duas técnicas utilizadas pelos SPAMMERS para a obtenção de contas de acesso a servidores de email, sobejamente documentadas na internet, são:

• Tentativa e erro -  É fácil a qualquer técnico, saber exatamente qual o servidor de email para o qual determinado domínio está a utilizar para que as respetivas contas de email estejam a utilizar para realizar o envio de mensagens. Também é relativamente fácil conhecer as suas contas de correio eletrónico - não por acesso ao servidor (porque estes não divulgam essa informação), mas porque os endereços de correio eletrónico de algumas pessoas já estão em inúmeras listas espalhadas pelo mundo. Isto acontece por variadas razões, mas a mais simples é o registo em websites pouco credíveis. Desta forma, programas automáticos vão tentando um conjunto de palavras-chave comuns para verificar se o servidor aceita.
  
  
• SpyWare, Virus, Worms ou outra qualquer forma de Malware instalado no computador do cliente (esta tem tido um crescimento exponencial nos últimos anos);

Desta forma, é fundamental que os clientes criem palavras-chave com um elevado nível de complexidade. A boa prática determina que uma palavra-chave com:

• Um, ou mais, números  [0-9]
• Uma, ou mais, letras [a-z] com recurso a minúsculas/maiúsculas;
• Símbolos: #, %, $, _, ., ;, etc...    
• Com um tamanho mínimo de 7 dígitos;

São bons exemplos de palavras-chave com elevado número de segurança;

Para compreenderem com mais facilidade a quantidade de recursos que são dispendidos atualmente para tentar minimizar o impato do SPAM na internet, tomemos por exemplo os logs dos servidores de entrada de email da Plako entre as 18h-19h do dia 27 de Julho de 2012. Resultados:

• Foram iniciadas novas 69.469 ligações para entregar mensagens;
• Destas, 66.997 mensagens são automaticamente rejeitadas porque o IP de origem é um IP dinâmico, ou porque está numa lista negra;
• Das 2.472 mensagens que entraram no servidor, 1.103 são marcadas como SPAM e somente as restantes 1.369 mensagens é que são realmente válidas;

Isto quer dizer que apenas 2% das novas mensagens que chegam à rede Plako são efetivamente mensagens de email.

Para que as mensagens (campanhas publicitárias por email / newsletters) tenham mais probalidade de não serem marcadas no destinatário como SPAM, deverão os clientes:

• Apresentar sempre uma forma de "reply" - utilização do endereço para resposta (válido); 
• Nunca utilizar um assunto em que todas as letras desta estejam em letras maiúsculas;
• Evitar mensagens cujos conteúdos seja apenas uma, ou mais, imagens. Deverá ser acrescentado texto e/ou o parâmetro "alt" nas imagens com conteúdo relevante;
• O HTML da mensagem deverá estar em conformidade com a w3c.
• Apresentar o cabeçalho "Precedence: bulk" na mensagem;
• Ser objetivo e claro na apresentação da mensagem que pretende transmitir;