Servidor SMTP para envio de newsletters - Manual Técnico
As mensagens de correio electrónico são, cada
vez mais, um meio fundamental para a divulgação de informação,
serviços e produtos. Ciente desta importância, a Plako
disponibiliza um novo servidor de email para potenciar o sucesso
dos seus parceiros e clientes.
Libertar o servidor de email POP3/SMTP das mensagens em massa irá
igualmente acelerar a entrega das restantes mensagens, evitando-se
desta forma, atrasos.
- Saiba
como configurar o seu cliente de email para utilizar este
servidor.
- Consulte
igualmente as vantagens e motivações por trás deste novo
servidor.
- Conheça as regras de utilização dos
servidores de email.
Vantagens e motivações
A crescente utilização do serviço de mensagens electrónicas
tem levado a que, em determinados momentos, com o envio de
grandes listas por parte dos clientes, se atinja rapidamente
um número elevadíssimo de mensagens em fila de espera,
causando um atraso generalizado na entrega de mensagens de
correio electrónico.
A colocação de um servidor dedicado, para o envio de um
grande número de mensagens de correio electrónico, irá manter
os servidores principais constantemente disponíveis para
entregar todas as mensagens dos nossos clientes, enquanto que,
calmamente, o servidor de newsletters faz o seu trabalho.
Motivações:
- Existem vírus e cavalos de Tróia que se apoderam da
autenticação SMTP dos utilizadores para o envio em massa de
mensagens de correio electrónico de SPAM através desses
dados. Estas mensagens rapidamente entram em listas negras - anti-spam - e colocam o servidor de quarentena, tendo por
consequência o não envio das mensagens realmente
importantes, de qualquer um dos domínios.
- Alguns clientes, menos cautelosos ou desconhecedores desta
realidade, adquirem através da internet bases de dados de
emails para utilizarem na divulgação dos seus produtos e
serviços. A utilização destas listas é um risco para o
cliente, pois são consideradas mensagens não solicitadas,
passível de coima. Mas mais importante que isso, pode ter a mesma
consequência que o ponto anterior.
- Por muito bem equipado que esteja um servidor de email
em termos de hardware, terá sempre a limitação da largura de
banda disponível para o envio das mensagens. Com 10 clientes
diferentes a enviarem no mesmo instante 1000 mensagens, leva
o servidor de email a uma fila de espera de +/- 5000
mensagens em 30 minutos. Uma fila de espera deste tamanho
irá demorar muito mais do que os 30 minutos a escoar,
principalmente por causa das tentativas repetitivas que
ocorrem se a entrega não for realizada no primeiro instante
(email inválido, ou servidor destino indisponível, por
exemplo).
Evitar a utilização do servidor principal para o envio de
mensagens em massa tem inúmeras vantagens:
- As mensagens dos clientes são entregues muito mais
rapidamente e sem atrasos;
- Com a diminuição do fluxo de dados sobre a linha, aumenta
a velocidade de consulta para serviços como o POP3 e,
principalmente, o Webmail;
- O serviço de backup de emails não regista as newsletters,
evitando-se desta forma, que os clientes fiquem inundados
com estas mensagens nos seus arquivos;
- Os clientes passam a dispor de um novo serviço,
inexistente na generalidade dos serviços concorrenciais,
traduzindo-se numa vantagem comercial.
- O servidor de email nunca irá entrar em listas negras de
SPAM nem nenhuma mensagem será bloqueada por esse mesmo
motivo.
- Redução significativa de pedidos de suporte, a
questionarem o atraso das mensagens.
Como configurar o seu cliente de email
Para poder utilizar o novo servidor de email, especialmente
destinado ao envio de newsletters, basta seguir o seguinte
passo:
- Configurar uma nova conta de correio electrónico
exactamente com os mesmos dados que a sua conta habitual,
mudando apenas o servidor de envio (SMTP) de mail.<DOMINIO>
para newsletter.<DOMINIO>
- No momento de envio, pode escolher entre um servidor ou
outro, através da escolha da conta emissora.
- O nome newsletter.<DOMINIO> passa a estar
disponível, de forma automática, para os actuais e futuros
domínios configurados nos servidores da Plako.
Notas:
- Não esquecer de utilizar o visto em “O meu servidor requer
autenticação” com os mesmos dados que a conta original;
- Não utilize endereços de correio electrónico no emissor
que não existam efectivamente no seu domínio, pois estas
mensagens irão circular
pela internet durante bastante tempo, até expirarem. O cliente deverá mesmo
solicitar a criação de uma conta de correio electrónica
específica para ser sempre utilizada nos envios de
newsletters. Desta forma, torna-se mais simples a gestão das
mensagens retornadas, pois pode facilmente criar regras para
que as mensagens desta conta sejam depositadas numa
determinada pasta.
Regras, recomendações de utilização e funcionalidades dos servidores de email
Para os servidores principais de envio:
- Os servidores principais de envio de emails (SMTP: mail.)
passam a considerar uma determinada mensagem como sendo
newsletter, se esta for enviada para mais de 40 destinatários.
Clientes que tentem enviar mensagens de correio electrónico
para mais destinatários, irão receber um alerta logo que
tentem o envio.
- O servidor dispõe de um sistema de detecção de volumes
consideráveis de mensagens iguais, destinadas a diferentes
endereços de correio electrónico. Quando alertado, pode
realizar algumas das seguintes funções: bloquear a conta do
utilizador (alterando a palavra-chave) ou removendo as
mensagens em queue. Isto porque, muito provavelmente,
estamos na presença de um vírus ou envio malicioso, pelo
que é importante estancar a entrada de novas mensagens e
evitar que as mensagens cheguem ao destino, sob pena do
servidor entrar em lista negra.
Para o servidor de newsletter:
- Os clientes deverão ser informados sobre os riscos do envio de
mensagens de correio electrónico para endereços que não
tenham solicitado essa informação. Novos mecanismos de
detecção de SPAM e a consciencialização da generalidade dos
utilizadores da Internet, tem aumentado significativamente
as consequências negativas para os emissores das mensagens.
- A utilização deste serviço para o envio de mensagens de
correio electrónico não solicitado por parte de clientes
tem como consequência o bloqueio da respectiva conta de
correio electrónico. Feita a devida prova e verificando-se
que o cliente persiste na mesma regra abusiva, poderá ser
alvo de suspensão de todo o serviço de alojamento, sem
espaço a restituição monetária de parte ou da totalidade do
montante.
- Está provado que o envio de newsletters mais desfasadas no
tempo tem resultados bastante mais positivos que o envio com
maior frequência. A criação de newsletters com mais artigos,
com menos informação e com links para o desenvolvimento a
apontar para o website, permitem potenciar as visitas ao
website, expor mais informação e afastam o efeito de
“saturação”. Este modelo é preferível ao aumento da
frequência, com menos artigos e mais texto.
Recomendações de segurança no uso do serviço de email
Conforme foi-se apertando a malha e os mecanismos de deteção de
SPAM, os emissores destas mensagens viram-se obrigados a encontrar
outras formas de continuar com os envios maciços e, neste momento, é
prática comum (e ilegal) a utilização de contas e servidores de
terceiros, para realizar esses envios.
Duas técnicas utilizadas pelos SPAMMERS para a obtenção de contas de
acesso a servidores de email, sobejamente documentadas na internet,
são:
- Tentativa e erro - É fácil a qualquer técnico,
saber exatamente qual o servidor de email para o qual
determinado domínio está a utilizar para que as respetivas
contas de email estejam a utilizar para realizar o envio de
mensagens. Também é relativamente fácil conhecer as suas contas
de correio eletrónico - não por acesso ao servidor (porque estes
não divulgam essa informação), mas porque os endereços de
correio eletrónico de algumas pessoas já estão em inúmeras
listas espalhadas pelo mundo. Isto acontece por variadas razões,
mas a mais simples é o registo em websites pouco credíveis.
Desta forma, programas automáticos vão tentando um conjunto de
palavras-chave comuns para verificar se o servidor aceita.
- SpyWare, Virus, Worms ou outra qualquer forma de
Malware instalado no computador do cliente (esta tem tido um
crescimento exponencial nos últimos anos);
Desta forma, é fundamental que os clientes criem palavras-chave com
um elevado nível de complexidade. A boa prática determina que uma
palavra-chave com:
- Um, ou mais, números [0-9]
- Uma, ou mais, letras [a-z] com recurso a
minúsculas/maiúsculas;
- Símbolos: #, %, $, _, ., ;, etc...
- Com um tamanho mínimo de 7 dígitos;
São bons exemplos de palavras-chave com elevado número de segurança;
Para compreenderem com
mais facilidade a quantidade de recursos que são dispendidos
atualmente para tentar minimizar o impato do SPAM na internet,
tomemos por exemplo os logs dos servidores de entrada de email
da Plako entre as 18h-19h do dia 27 de Julho de 2012.
Resultados: - Foram iniciadas novas
69.469 ligações para entregar mensagens;
-
Destas, 66.997
mensagens são automaticamente rejeitadas porque o IP de origem
é um IP dinâmico, ou porque está numa lista negra;
-
Das 2.472 mensagens
que entraram no servidor, 1.103 são marcadas como SPAM e
somente as restantes 1.369 mensagens é que são realmente
válidas;
Isto quer dizer que apenas 2%
das
novas mensagens que
chegam à rede Plako são efetivamente mensagens de email.
Como evitar que a newsletter seja maracada como SPAM
Para
que as mensagens (campanhas publicitárias por email /
newsletters)
tenham mais probalidade de não serem marcadas no
destinatário como
SPAM, deverão os clientes:
- Apresentar sempre uma forma de "reply" - utilização do endereço para resposta (válido);
- Nunca
utilizar um assunto em que todas as letras desta estejam em
letras
maiúsculas;
- Evitar mensagens cujos
conteúdos seja apenas uma, ou mais, imagens. Deverá ser
acrescentado texto e/ou o parâmetro "alt" nas imagens com
conteúdo relevante;
- O HTML da mensagem
deverá estar em conformidade com a w3c.
- Apresentar o cabeçalho "Precedence: bulk" na mensagem;
- Ser objetivo e claro na apresentação da mensagem que pretende transmitir;
|